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Ablagen verwalten

Inhaltsverzeichnis
  1. Ablage erstellen
  2. Ablage auswählen
  3. Ablage vernichten

In der Verwaltung Ihrer Ablagen können Sie Ablagen erstellen, ändern und löschen und administrieren.

Ablagen dienen dazu, den Zugang zu bestimmten Dokumenten für ausgewählte Benutzer zu verwalten und darin Geschäftsprozesse (Workflows/Aufgaben) durchzuführen. Entsprechend können Benutzer Ihrer Organisation nur auf eine Ablage zugreifen, wenn Sie dieser Ablage zugeordnet sind.

Jegliche Aktivitäten in einer Ablage richten sich nach den Berechtigungen eines Benutzers, die durch die Zugehörigkeit von Benutzergruppen mit darin eingestellten Rechten hinterlegt sind, oder aber auch nach der ihm zugeteilten Lizenzart.

Ablage erstellen

  1. 1.

    Wählen Sie in der Toolbox den Eintrag Ich aus.

  2. 2.

    Wählen Sie den leicht links/oben versetzten ActionButton aus.

  3. 3.

    Wählen Sie das + Symbol aus.

  4. 4.

    Wählen Sie aus dem erscheinenden Menü eine der Möglichkeiten, eine neue Ablage zu erstellen, z.B. Neue einfache Ablage oder Standardlösung hinzufügen.

Für Amagno On Premise: Das Recht, Ablagen zu erstellen, definiert der für den Amagno Server verantwortliche Administratator in der Amagno MMC für alle anzulegenden Benutzer. In den Server Settings kann dieses Recht im Eintrag DefaultVaultCreation sowie bei jedem Benutzer in seinem Profil individuell über die Einstellung AllowVaultCreation vergeben werden.

Neue einfache Ablage

Dies erzeugt eine leere Ablage mit Standardeinstellungen ohne Automatisierung, z.B. ohne Daten(wieder)erkennung von Belegen. Geben Sie nach der Auswahl dieses Menüeintrags im anschließenden Dialog den gewünschten Namen der Ablage ein und bestätige dies mit dem grünen Häkchen.

Das Anlegen der Ablage kann einen Moment dauern. Sie können die Liste der Ablagen jederzeit aktualisieren und die neue Ablagen dann auswählen. Mit der Erstellung einer Ablage sind Sie der hauptverantwortliche Administrator dieser Ablage.

Folgende Einstellungen gelten nach der Erstellung einer Ablage:

  • Die automatische Archivierung von Dateien (Aufbewahrungsfristen) sind deaktiviert.
  • Die Magnetisierung ist deaktiviert.
  • Der serverseitige Import (z.B. via FTPS) sowie der Mailimport sind deaktiviert.

Standardlösung hinzufügen

Amagno verfügt in der Amagno Business Cloud (DE) über zahlreiche fertige Standardprozesse und Ablagen, die bereits für spezielle Schnittstellen vorbereitet sind.

Diese können Sie aus dem Solution Store beziehen und anschließend selbst, durch Amagno Partner oder durch den Amagno Service anpassen lassen. Beachten Sie, dass das Installieren einer Standardlösung ggf. zusätzlichen kostenpflichtigen Speicherplatz erfordert.

Ist die Amagno.App mit einem On Premise Server verbunden, kann es sein, dass diese Möglichkeit nicht zur Verfügung steht. Administratoren eines Amagno On Premise Servers können hier eigene fertige Lösungen zur Verfügung stellen.

  1. 1.

    Nach Auswahl von Standardlösung hinzufügen können Sie die Lösungen zu unterschiedlichen Themen betrachten, z. B. Branchen, Lösungen oder auch die beliebtesten Lösungen.

  2. 2.

    Nach Auswahl, z.B. einer Branche, wird Ihnen eine Liste passender Lösungen angezeigt. Die Lösungen werden mit Lösungsnamen, Urheber (Anbieter) und der Installationszahl angezeigt.

  3. 3.

    Wählen Sie eine gewünschte Lösung aus.

  4. 4.

    Betrachten Sie die Beschreibung und die übrigen Informationen.

  5. 5.

    Wählen Sie Webseite für mehr Informationen zu dieser Lösung.

    Insbesondere bei Schnittstellen oder Partnerlösungen kann es sein, dass der Download der Lösung kostenfrei ist, aber die Einrichtung kostenpflichtig ist. Melden Sie sich für ein Angebot gerne bei Ihrem Amagno Vertriebspartner, dem Amagno Sales Team oder dem Anbieter der Lösung.

  6. 6.

    Wählen Sie Installieren zur Bereitstellung der Lösung.

    Dieser Vorgang kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Wenn die Ablage Dateien beinhaltet und nicht mehr ausreichend Speicherkontingent zur Verfügung steht, kann die Installation ggf. fehlschlagen.

  7. 7.

    Aktualisieren Sie die Liste der Ablagen, bis die neue Ablage erscheint.

Mögliche Aufgaben einer Solution werden mit etwas Verzögerung als globale Aufgaben angezeigt.

Die Lösungen des Solution Store der Amagno Business Cloud (DE) stehen nicht in der Amagno Business Cloud (CH) und auch nicht auf anderen Amagno On Premise Systemen zur Verfügung.

Amagno prüft die bereitgestellten Ablagen nicht und übernimmt für die Installation und daraus resultierende Themen keine Haftung/Verantwortung. Achten Sie daher sorgsam darauf, wenn in den Standardlösungen Dateien enthalten sind und Sie diese öffnen. Wir setzen voraus, dass Sie Ihr eingesetztes Betriebssystem gegen Viren und Trojaner schützen.

Ablage auswählen

Wenn Sie über mehrere Ablagen verfügen, können Sie diese jederzeit wechseln.

  1. 1.

    Wählen Sie in der Toolbox den Eintrag Ich.

  2. 2.

    Wählen Sie die Registerkarte Ablagen aus.

  3. 3.

    Wählen Sie aus der Liste der Ablagen die gewünschte Ablage aus.

Die Ablage öffnet sich nun und Sie können darin arbeiten.

Ablage vernichten

Sie können eine Ablage vernichten, wenn Sie die darin enthaltenen Inhalte nicht mehr benötigen. Achten Sie darauf, dass bei Unternehmen viele Inhalte einer längeren Aufbewahrungsfrist unterliegen. Zu Ihrer Sicherheit ist die Vernichtung einer Ablage besonders geschützt. Für diese Funktion benötigen Sie zudem das Recht Ablagen – Ablagen – Löschen.

Das Vernichten einer Ablage ist endgültig und unwiderruflich! Die vernichteten Inhalte können nicht wiederhergestellt werden!

Gehen Sie zum Vernichten einer Ablage folgendermaßen vor:

  1. 1.

    Wählen Sie in der Toolbox den Eintrag Ich.

  2. 2.

    Wähle in der erscheinenden Liste die zu vernichtende Ablage aus.

  3. 3.

    Halten Sie den ActionButton in der erscheinenden Liste kurz gedrückt. Es erscheint das ActionMenu.

  4. 4.

    Wählen Sie den Menüpunkt Ablage vernichten.

  5. 5.

    Geben Sie im Folgedialog zu Ihrer Sicherheit den dort angezeigten Text ein.

    Das Vernichten einer Ablage ist endgültig und unwiderruflich! Die vernichteten Inhalte können nicht wiederhergestellt werden!

  6. 6.

    Bestätigen Sie die Eingabe mit Ablage löschen.

  7. 7.

    Der Vorgang kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Aktualisieren Sie die Liste der Ablagen.