Mit den Dokumenttypen können Sie bestimmen, welche konkrete Art ein Dokument sein soll, z.B. eine Rechnung oder ein Vertrag.
Dokumenttypen sind eine Alternative zur Strukturierung von Dokumenten in Ordnern und bieten spezifische Vorteile, insbesondere wenn Amagno zu den Dokumenten wahlweise Vorschaugrafiken erzeugt und Daten aus bestimmten Formaten auslesen kann, z. B. ZUGFeRD oder künftig xRechnung.
Dokumenttypen erlauben die automatisierte Erfassung von wichtigen Werten aus Dokumenten, um diese z.B. mit anderen Anwendungen, wie Finanzbuchhaltungen oder anderen Fachanwendungen auszutauschen.
Diese Erfassung wird in Amagno als Magnetisierung bezeichnet. Durch das Konfigurieren der Magnetisierung mit Profilen, können Werte in Dokumenten durch simples Anklicken erkannt werden. Nach Einrichtung eines Magnetisierungsprofils für einen Dokumenttypen werden neue Dokumenten der gleichen Art, z.B. neue Rechnungen vom gleichen Lieferanten, dann automatisch durch Amagno erkannt und die Daten werden zugeordnet.
Die erkannten Daten speichert Amagno in den Merkmalen eines Dokument. Um Merkmale zu organisieren, sind diese in Merkmalsets gruppiert.
Um Dokumenttypen zu erstellen, benötigen Sie daher zuerst Merkmalsets und darin Merkmale. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Merkmalsets und Merkmale verwenden.
Für eine bessere Organisation der Dokumenttypen verwaltet Amagno diese in Dokumenttypkategorien.
Jede Ablage besitzt seine eigenen Dokumenttypen. Du kannst sehr einfach die Dokumente auf Basis von Dokumenttypen entdecken und auch verwalten.
Dokumenttypen sind in Ablagen verfügbar, wenn die manuelle oder automatische Magnetisierung aktiviert ist. Dies wird aktuell im Amagno Client für Windows verwaltet.
Dokumente über Dokumenttypen erkunden
Neben Ordnern und Magneten kann in einer Ablage auf Dokumenttypen, seine Kategorien, die Merkmalsets und seine Merkmale zugegriffen werden.
Wie auch im Bereich der Merkmale einer Ablage, funktioniert der obere Bereich, z. B. Dokumenttypen oder Merkmale zur Administration eben dieser. Gleichzeitig dient er auch als Startpunkt, um dynamisch auf Basis der auswählbaren Merkmalsets, Merkmale und Dokumenttypen die Anzeige der Dokumente immer weiter einzuschränken.
Dieser Mechanismus wird als Merkmalstruktur bezeichnet und erlaubt eine dynamische Akten, in der jeder Benutzer so zu seinen gewünschten Dokumenten surfen kann, statt eine starre Ordnerstruktur zu verwenden.
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1.
Wählen Sie im Themenmenü Ich aus.
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2.
Wählen Sie in der Registerkarte Ablagen die gewünschte Ablage aus.
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3.
Wählen Sie in der erscheinenden Ablage in der Registerkarte Übersicht den Eintrag Dokumenttypen aus.
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4.
Wählen Sie eine Dokumenttypkategorie aus.
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5.
Wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus.
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6.
Wählen Sie in der Registerkarte Dokumente ein gewünschtes Dokument aus.
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7.
Wählen Sie in der Registerkarte Auswahl weitere angezeigte Merkmalsets, Merkmale, Wertekategorien, Werte, Dokumenttypen, Dokumenttypkategorien aus, um die Menge der angezeigten Dateien in der Registerkarte Dokumente weiter einzuschränken.
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1.
Wählen Sie im Themenmenü Ich aus.
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2.
Wählen Sie in der Registerkarte Ablagen die gewünschte Ablage aus.
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3.
Wählen Sie in der erscheinenden Ablage in der Registerkarte Übersicht den Eintrag Dokumenttypen aus.
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4.
Wählen Sie eine Dokumenttypkategorie aus.
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5.
Wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus.
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6.
Wählen Sieauf der rechten Seite ein gewünschtes Dokument aus.
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7.
Wählen Sie auf der linken Seite weitere angezeigte Merkmalsets, Merkmale, Wertekategorien, Werte, Dokumenttypen, Dokumenttypkategorien aus, um die Menge der angezeigten Dateien in der Registerkarte Dokumente weiter einzuschränken.
Dokumenttypkategorien erstellen
In Unternehmen gibt es zahlreiche Dokumentarten, wie Rechnungen, Lieferscheine, Gehaltsmitteilungen, Bewerbungen und vieles mehr, die zu unterschiedlichen Abteilungen oder Themen gehören. Diese Dokumentarten werden als Dokumenttypen bezeichnet.
Um die Dokumenttypen thematisch, z.B. im Bezug auf Abteilungen, zu organisieren, werden Dokumenttypen in einer Dokumenttypkategorie verwaltet.
Diese Funktion erfordert das Recht Dokumenttypen – Verwalten. Diese Rechte werden derzeit im klassischen Client für Windows verwaltet.
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1.
Wählen Sie im Themenmenü Ich aus.
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2.
Wählen Sie in der Registerkarte Ablagen die gewünschte Ablage aus.
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3.
Wählen Sie in der erscheinenden Ablage in der Registerkarte Übersicht den Eintrag Dokumenttypen aus.
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4.
Prüfen Sie in den Schnellaktionen über den Aktionsknopf, ob dort das Filtersymbol mit einem grünen Haken angezeigt wird. Wenn ja, wählen dieses Symbol aus. Damit werden auch ausgeblendete Dokumenttypkategorien angezeigt.
Dokumenttypkategorien ohne Inhalt werden standardmäßig ausgeblendet.
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5.
Wählen Sie den Aktionsknopf und dort das grüne Plus Symbol aus oder wählen Sie den Aktionsknopf länger aus und anschließend im erscheinenden Menü den Eintrag Dokumenttypkategorie erstellen.
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6.
Tragen Sie in der sich öffnenden Dialogbox den Namen der gewünschten Dokumenttypkategorie ein (max. 255 Zeichen ohne Sonderzeichen). Es darf keine gleichnamigen Dokumenttypkategorien geben.
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7.
Bestätigen Sie die neue Kategorie durch die Auswahl des grünen Haken Symbols.
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8.
Aktualisieren Sie die Liste der Kategorien.
