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Dokumente importieren

Inhaltsverzeichnis
  1. Importart auswählen
  2. Weitere Importmöglichkeiten
  3. Import konfigurieren und starten
  4. Import Fortschritt ansehen

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, in Abhängigkeit des eingesetzten Betriebssystems und Gerätes, Dokumente zu importieren. Die Art der Dateien ist nicht limitiert. Für zahlreiche Dateien erzeugt Amagno eine Vorschau und erkennt Dateiinformationen als Merkmale.

Amagno verfügt über ein explizites Import Tool für Windows, um große Datenmengen und Ordnerstrukturen zu importieren. Dieses Tool können Sie direkt bei Ihrem Amagno Vertriebspartner oder bei Amagno direkt anfragen.

Für diese Funktion benötigen Sie die Rechte Dokumente – Lesen – Allgemein und Dokumente – Erstellen. Diese Rechte konfigurierst Du derzeit noch über die Amagno Client für Windows.

Allgemeine Importhinweise

  • Aktuell lassen sich in der Beta-Phase nur 10 Dateien in einem Vorgang importieren
  • Die Menge der Dateien für die Speicherung in der App richtet sich nach der verfügbaren Lizenz des angemeldeten Benutzers
  • Die Dateigröße für den Import ist technisch derzeit auf 100 MB pro Datei begrenzt
  • Der Import unterstützt keine Ordnerstrukturen
  • Wird ein Dokument konkret in einen Ordner importiert, erzeugt die App automatisch eine Verknüpfung zu diesem Ordner. Verknüpfungen lassen sich im klassischen Client für Windows verwalten

Importart auswählen

Der Import über den Aktionsknopf ist folgendermaßen möglich:

  1. 1.

    Wählen Sie in der Themenleiste Ich aus.

  2. 2.

    Wählen Sie in der Liste der Ablagen die betreffende Ablage aus.

  3. 3.

    Wählen Sie den Eintrag Dokumente aus.

  4. 4.

    Wechseln Sie bei Bedarf durch Auswahl eines Ordnernamens in eine tiefere Ebene in der Ordnerstruktur.

  5. 5.

    Wählen Sie die Registerkarte Dokumente aus.

  6. 6.

    Wählen Sie den Aktionsknopf und dort das Plus Symbol für Importieren oder den Aktionsknopf länger aus.

  7. 7.

    Wählen Sie im anschließenden Dialog die Aktion Importieren aus.

  8. 8.

    Jetzt wird der Importdialog angezeigt.

Import über Drag & Drop

Die Beschreibung bezieht sich auf aktuellen Versionen von Windows und MacOS Stand Januar 2024. Für alternative Systeme, wie iOS oder Android, bitte die Dokumentation dazu durchlesen und prüfen ob dies möglich ist.

Die Möglichkeit eines Drag & Drop obliegt dem Hersteller jedes Betriebssystems. Alleine auf Android können die Möglichkeiten pro Gerät stark abweichen. Ebenso kann es Abweichungen bei unterschiedlichen Versionen des gleichen Betriebssystems kommen. Drag & Drop kann somit auf vielen Systemen funktionieren.

  1. 1.

    Die App sollte bereits gestartet und angemeldet sein. Ist dies nicht der Fall, starten Sie die App und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an. Speichern Sie die Login-Daten, um bei einem Start die Anmeldung zu beschleunigen.

  2. 2.

    Wählen Sie in der App ein Importziel aus. Diese können sein: eine Ablage über die Themenleiste Ich, die Einträge Auf dem Schreibtisch, die Dokumente über die Themenleiste Home oder im Bereich der Dokumente einer Ablage die Dateiliste eines Ordners.

  3. 3.

    Positionieren Sie die App so, dass das zu importierende Dokument optisch daneben steht.

  4. 4.

    Markieren Sie durch einen Rahmen ggf. mehrere zu importierende Dokumente.

  5. 5.

    Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste die gewünschten Dateien auf eine der oben genannten Importziele. Die Bereiche unterhalb des Mauszeigers werden farbig hervorgehoben.

  6. 6.

    Beenden Sie den Vorgang mit dem Loslassen der Maustaste.

  7. 7.

    Jetzt wird der Importdialog angezeigt.

  8. Alternativ zur Maus kann auch ein Finger bei berührungsempfindlichen Bildschirmen verwendet werden.

Import über „Senden an“ / „Öffnen mit“

  1. 1.

    Die App sollte bereits gestartet und angemeldet sein. Ist dies nicht der Fall, starten Sie die App und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an. Speichern Sie die Login-Daten, um bei einem Start die Anmeldung zu beschleunigen.

  2. 2.

    Wählen Sie in der App ein Importziel aus. Diese können sein: eine Ablage über die Themenleiste Ich, die Einträge Auf dem Schreibtisch, die Dokumente über die Themenleiste Home oder im Bereich der Dokumente einer Ablage die Dateiliste eines Ordners.

  3. 3.

    Markieren Sie im Windows im Explorer eine oder mehrere Dateien.

  4. 4.

    Öffnen Sie über die rechte Maustaste das Kontextmenü von Windows.

  5. 5.

    Wählen Sie Weitere Optionen anzeigen.

  6. 6.

    Wählen Sie Senden an.

  7. 7.

    Wählen Sie die Amagno.App aus.

  8. 8.

    Jetzt wird der Importdialog angezeigt.

Weitere Importmöglichkeiten

Es gibt weitere Importmöglichkeiten in Abhängigkeit dazu, wie Sie Amagno erworben hast. In der Amagno Business Cloud (DE) stehen Ihnen z.B. die Importmöglichkeiten zur Verfügung, die über die Amagno Client für Windows konfiguriert werden müssen:

  • Import über sicheres FTP, z.B. zur Anbindung an Multifunktionsgeräte (Scanner)
  • Import über IMAP Postfächer
  • Import via TWAIN über den Amagno Client für Windows

Import konfigurieren und starten

Der Importdialog steuert den Ablage- und Speicherort und regelt auftretende Kollisionen.

Dateien für Import festlegen

Im oberen grünen Bereich werden die Dateien festgelegt, die importiert werden sollen.

Je nach Start des Imports über die App, Drag & Drop, etc befinden sich hier bereits die Namen der zu importierenden Dateien.

Sind noch keine Dateien festgelegt, kann dies jetzt erfolgen:

  1. 1.

    Wählen Sie den Eintrag Dateien ablegen oder Durchsuchen.

  2. 2.

    Wählen Sie im anschließenden Dialog des Betriebssystem die gewünschten Dateien aus und bestätigen Sie den Auswahldialog. Dieser Dialog und seine Menüführung sind abhängig vom Betriebssystem und Gerät, daher lesen Sie dazu bitte die entsprechende Dokumentation.

  3. 3.

    Danach wechselt die Ansicht wieder in den Importdialog.

Ablageort

Der Ablageort setzt sich aus der Ablage und dem Speicherort zusammen. Je nach Start des Imports über die App, Drag & Drop, etc befinden sich hier bereits die Einträge der aktuellen Ablage und des Speicherorts.

Ablage für Ablageort ändern

  1. 1.

    Wähle das Eingabefeld unterhalb Ablageort aus.

  2. 2.

    Wähle aus dem erscheinenden Menü die gewünschte Ablage aus. Bei vielen Ablagen lässt sich die angezeigte Auswahl der Ablagen filtern, in dem wenige passende Buchstaben in das Eingabefeld ausgefüllt werden.

Speicherort für Ablageort ändern

Der Speicherort bezieht sich auf die ausgewählte Ablage.

  1. 1.

    Wählen Sie das Eingabefeld unterhalb Speicherort aus.

  2. 2.

    Wählen Sie aus dem erscheinenden Menü (wenn angezeigt) Auf dem Schreibtisch aus, wenn die zu importierenden Dokumente auf Ihrem persönlichen Schreibtisch abgelegt werden, um diese vor einer Veröffentlichung zu bearbeiten. Alternativ wählen Sie aus dem erscheinenden Menü (wenn angezeigt) Dokumente aus, wenn die zu importierenden Dokumente allgemein in der Ablage ohne spezielle Ordnerzugehörigkeit abgelegt werden. Grundsätzlich sollten die digitalen Magnete für eine automatische Zuordnung sorgen.

  3. 3.

    Wählen Sie aus dem erscheinenden Menü (wenn angezeigt) den aktuellen Ordnername aus, wenn die zu importierenden Dokumente mit dem Ordner verknüpft werden sollen. Dazu ist es wichtig, dass der Ordner in der App zum Start des Importdialogs angezeigt ist. Ergänzend wird das Dokument aber immer auch allgemein in der Ablage abgelegt und ggf. durch digitale Magnete an anderen Positionen automatisch sichtbar.

Problembehandlung

Die App verfügt über eine Doublettenprüfung auf Basis des Dateinamens und/oder des gleichen Dateiinhalts (Binärvergleich/Hash).

Um einen reibungslosen Import zu ermöglichen, wird festgelegt, wie die App mit diesen Kollisionen umgehen soll.

  1. 1.

    Öffnen Sie die Auswahl unterhalb Gleichen Dateinamen erkannt.

  2. 2.

    Wählen Sie aus dem erscheinenden Menü Nicht importieren aus, damit die betreffende Datei beim Import komplett ignoriert, also nicht importiert wird.

  3. 3.

    Wählen Sie aus dem erscheinenden Menü Überschreiben/Neue Version, damit die zu importierende Datei die aktuelle Datei in der App überschreibt. Ist die Versionierung aktiviert, erzeugt die App für die importierende Datei eine neue Version, so dass die aktuelle Daten in der App wieder herstellbar ist.

  4. 4.

    Wählen Sie aus dem erscheinenden Menü Dateiname erweitern aus, damit die Datei automatisch eine Erweiterung des Dateinamens erhält. Die Datei wird damit importiert, ohne eine andere Datei zu überschreiben. Allerdings kann die Datei damit auch redundant im System abgelegt sein.

Import bestätigen und durchführen

  1. 1.

    Starten Sie den Import durch die Auswahl des grünen Haken im unteren Dialogbereich.

Import Fortschritt ansehen

Nach dem Start des Imports erscheint ein Dialog, der den Fortschritt des Imports zeigt. Aufgeführt werden alle Dokumente, die importiert werden.

Rechts neben jedem Dokumentnamen zeigen sich unterschiedliche Symbole:

  • Das Sanduhr Symbole zeigt, dass das Dokument auf den Import wartet.
  • Das Warte Symbol zeigt, dass dieses Dokument übertragen und verarbeitet wird.
  • Das Grüne-Daumen-Symbol zeigt, dass das Dokument erfolgreich importiert wurde.
  • Das Rote-Daumen-Symbol zeigt an, dass das Dokument nicht erfolgreich importiert wurde. Der Grund wird unterhalb des Dokumentnamens angezeigt.

Importvorgang abbrechen

Ist der Importvorgang gestartet, kann der Import für die Dokumente abgebrochen werden, dessen Übertragung noch nicht gestartet ist.

  1. 1.

    Wählen Sie das X Symbole unten rechts im Dialog, um zu verhindern, dass weitere Dokumente übertragen werden.

Importdialog beenden

Sind alle Importe abgeschlossen oder nicht erfolgreiche Importe wurden angezeigt, kann der Importdialog geschlossen werden.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

  1. 1.

    Beende den Dialog durch Auswahl des grünen Hakens unten rechts im Dialog. Alternativ starten Sie direkt einen weiteren Importvorgang durch Auswahl des grünen Plus Symbols unten rechts im Dialog.