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Dokumente stempeln

Inhaltsverzeichnis
  1. Stempelprozess verstehen
  2. Schnelles Aufbringen eines Stempels
  3. Normales Aufbringen eines Stempels
  4. Gestempeltes Dokument exportieren

Die App nutzt Stempel für digitale Geschäftsprozesse. Zu stempelnde Dokumente zeigt die App ergänzend in den Aufgaben an.

Stempelprozess verstehen

Die App nutzt Stempel für Entscheidungen/Workflows oder die Bestätigung von Aufgaben. Durch Stempel können dabei Merkmale zu einem Dokument hinzugefügt oder Merkmalswerte aktualisiert werden.

Ein optischer Stempel beschreibt einen Stempel, mit dem eine grafische Darstellung der Entscheidung auf das Dokument aufgebracht wird. Dies zeigt sich durch eine Vorschau der Stempelgrafik in der Stempelauswahl.

Dokumentensperre beim Stempeln

Sobald Sie die Stempelauswahl öffnen oder einen Stempel ansetzen, wird das Dokument für andere Benutzer automatisch gesperrt. In der Titelleiste erscheint ein Sperr-Badge, das anderen Anwendern anzeigt, wer das Dokument gerade bearbeitet. Paralleles Stempeln oder Bearbeiten durch andere Personen ist in dieser Zeit nicht möglich. Nach dem Aufbringen oder Abbrechen wird das Dokument wieder freigegeben.

Merkmale durch Stempel hinzufügen oder aktualisieren

Mit oder ohne Optik des Stempels werden typischerweise auch gleichzeitig Merkmale und deren Werte zum Dokument hinzugefügt oder Werte von bestehenden Merkmalen aktualisiert.

Sollte eine Anmerkung oder ein Stempel versehentlich falsch aufgebracht worden sein, kann dies über die Wiederherstellung einer vorherigen Version über die klassischen Client für Windows erreicht werden.

  1. Nach Auswahl eines Dokuments aus den Aufgaben erscheint die Ganzseitenvorschau.
  2. An der Position des Aktionsknopf unten rechts erscheint ein Dialog mit der Stempelauswahl.
  3. Wählen Sie ggf. die Vorschauseite aus (siehe Kapitel Ganzseitenvorschau), wo der gewünschte Stempel platziert werden soll.
  4. Die Stempelauswahl zeigt eine optische Vorschau von aufbringbaren digitalen Stempeln, ggf. mit Platzhaltern für Informationen, die beim Aufbringen des Stempels automatisch ersetzt werden.
  5. Wählen Sie unten links im Dialog das Listen-Symbol, um eine einfache Liste der Stempel zu betrachten. Durch die Auswahl des erscheinenden Vorschau-Symbols wechseln Sie wieder auf die Vorschau zurück.
  6. Um das aktuelle Dokument zu überspringen und zum nächsten Dokument zu gelangen, wählen Sie unten rechts das Symbol der Seite mit dem integrierten X.
  7. Das Aufbringen eines Stempels wird nachfolgend beschrieben.

Schnelles Aufbringen eines Stempels

Das schnelle Aufbringen eines Stempels ist sehr effektiv für die Abarbeitungsgeschwindigkeit der Aufgaben. Das schnelle Aufbringen eines Stempels ist folgendermaßen möglich:

  1. Klicken Sie einen Stempel doppelt an oder halten Sie ihn kurz gedrückt (Touch / Long-Press), um den Stempel direkt anzuwenden und sofort zum nächsten Dokument in der Aufgabe zu springen.

Beachten Sie, das die Platzierung der Stempelgrafik eines optischen Stempels übersprungen wird. Es wird wahlweise die Standardposition des Stempels auf der Vorschau genutzt oder eine vorherige manuelle Platzierung. Die Stempelgrafik eines optischen Stempels kann nach dem Aufbringen in seiner Größe nicht mehr verändert werden.

Normales Aufbringen eines Stempels

Das normale Aufbringen eines Stempels bietet mehr Möglichkeiten als das schnelle Aufbringen.

  • Die Platzierung der Stempelgrafik eines optischen Stempels wird beibehalten. Alternativ wird die Standardposition des Stempels auf der Vorschau genutzt.
  • Es besteht die Möglichkeit, die Stempelgrafik eines optischen Stempels in seiner Größe nach dem Aufbringen zu verändern.

Sollte der Server beim Aufbringen eines Stempels innerhalb von 30 Sekunden nicht antworten (z. B. bei instabiler Netzwerkverbindung), bricht Amagno den Vorgang automatisch mit einer Fehlermeldung ab. Das Dokument wird dabei nicht verändert und kann anschließend erneut gestempelt werden.

Optischen Stempel aufbringen

Das Aufbringen eines optischen Stempels ist folgendermaßen möglich:

  1. Klicken oder berühren Sie einen optischen Stempel in der Stempelauswahl.
  2. Der optische Stempel wird an einer Standardposition in einem blauen Markierungsrahmen angezeigt oder an einer Position, wo der Stempel vorher schon einmal aufgesetzt wurde.
  3. Halten Sie einen Finger oder den Mauszeiger innerhalb des Markierungsrahmens gedrückt, um den Stempel auf der Vorschauseite an einer anderen Stelle zu platzieren. Dabei darf der Markierungsrahmen an keiner Seite die Vorschauseite übertreten. Lassen Sie anschließend Maustaste oder Finger los.
  4. Halten Sie einen Finger den Mauszeiger auf dem blauen Kreis des Markierungsrahmens gedrückt, um die Größe der Stempelvorschau zu verändern. Dabei darf der Markierungsrahmen an keiner Seite die Vorschauseite übertreten. Lassen Sie anschließend Maustaste oder Finger los.
  5. Wählen Sie die rote Mülltonne aus, um den Stempel zu entfernen. Anschließend wird die Stempelauswahl erneut angezeigt.
  6. Bestätigen Sie den Stempel mit dem grünen Hacken-Symbol. Alternativ können Sie direkt weitere Stempel aufbringen. Wenn weitere Stempel zur Verfügung stehen, erscheint erneut die Stempelauswahl dieser Liste.
  7. Wählen Sie das Symbol der Seite mit dem roten X, um dieses Dokument nicht weiter zu stempeln und das nächste Dokument aufzurufen.

Stempel ohne Vorschau aufbringen

Das Aufbringen eines optischen Stempels ist folgendermaßen möglich:

  1. Klicken oder berühren Sie einen Stempel in der Stempelauswahl.
  2. Sind weiteren Stempel anwendbar, erscheint erneut die Stempelauswahl dieser Liste.
  3. Wählen Sie das Symbol der Seite mit dem roten X, um dieses Dokument nicht weiter zu stempeln und das nächste Dokument aufzurufen

Gestempeltes Dokument exportieren

Im Abschnitt Dokument teilen erfahren Sie, wie Sie das Dokument als PDF-Vorschau mit Anmerkungen mit externen Personen teilen.