Amagno App

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Dateiinhalt bearbeiten

Inhaltsverzeichnis
  1. Veröffentlichte Version und Bearbeitungsstand sehen
  2. Automatische Dateisicherung
  3. Datei auf Schreibtisch importieren

Sie können Dateiinhalte eines Dokuments mit der passenden Anwendung auf dem persönlichen Schreibtisch bearbeiten und wieder zur Verfügung stellen.

Die App ist zur sicheren und kontrollierten Bearbeitung von Dateien und anderen Inhalten geschaffen worden. Damit ist die Bearbeitung von jedem Ort aus möglich und bleibt dabei rechtskonform und nachvollziehbar.

Diese Funktion erfordert die Rechte Dokumente – Lesen – Allgemein und Dokumente – Lesen – Original sowie Dokumente – Bearbeiten – Allgemein. Diese Rechte sind derzeit nur über den Amagno Client für Windows zu verwalten.

Thematisch ist in der App zu trennen, ob die Datei inhaltlich bearbeitet wird, oder ob z.B. Merkmale oder andere Parameter zu diesem Dokument bearbeitet werden.

Veröffentlichte Version und Bearbeitungsstand sehen

Befindet sich eine Datei in Bearbeitung durch einen Benutzer, können die anderen Benutzer die aktuelle veröffentlichte Version in den Bereichen Dokumente, Merkmale und Dokumenttypen und über die Suche sehen und finden. Die Bearbeitungsfunktionen sind für die anderen Benutzer größtenteils nicht verfügbar und sind erst wieder verfügbar, wenn die Dateibearbeitung beendet (veröffentlicht) oder abgebrochen wurde.

Um als Bearbeiter auf die Datei des aktuellen Arbeitsstands zuzugreifen, wechseln Sie in die Ansicht Auf dem Schreibtisch in einer Ablage.

Die nachfolgende Beschreibung richtet sich darauf, wie der Inhalt der Datei bearbeitet wird.

Automatische Dateisicherung

Wird eine Datei zum Bearbeiten geöffnet, muss technisch eine lokale Kopie erzeugt werden. Dazu lädt die App die zu bearbeitende Datei lokal auf das Gerät runter. Es gibt mehrere Situationen, in denen die App die lokale Datei auf dem Server sichert. Die Sicherung soll dabei helfen, dass die Arbeit an der Datei an einem anderen Gerät fortgesetzt werden kann, ohne dass Ihre Arbeitsergebnisse verloren gehen.

Die verschiedenen Betriebssystem können sich je nach Gerät unterschiedlich verhalten. Aufgrund der schnellen Änderungszyklen der Systeme ist eine Überprüfung mit der aktuellsten Version jedes Betriebssystems nicht möglich. Bitte prüfen Sie die Bearbeitung daher mit einer Testdatei auf den relevantesten Systemen. Wird ein Browser eingesetzt, kann die App lokale Dateisysteme nicht prüfen und die Dateien nicht automatisch sichern. Daher ist es notwendig, eine Datei nach der Bearbeitung immer manuell auf den Server hochzuladen.

Datei in Bearbeitung nehmen

Zur Bearbeitung einer Datei ist eine dazugehörige Anwendung erforderlich, z. B. die Anwendung Word für die Bearbeitung einer docx-Datei.

Um eine Datei in Bearbeitung zu nehmen, sind folgende Voraussetzungen wichtig:

  • Die notwendigen Rechte sind vorhanden
  • Die Datei befindet sich nicht in der Bearbeitung durch einen anderen Benutzer. Dies erkennt man an dem roten Bearbeitungssymbol in der Titelleiste der Datei oder in den Dokumentlisten
  1. 1.

    Wählen Sie eine Datei aus (z.B. aus einer Suche oder unter Dokumente einer Ablage).

  2. 2.

    Es erscheint die Ganzseitenvorschau.

  3. 3.

    Wählen Sie den Aktionsknopf aus und wählen Sie in den erscheinenden Schnellaktionen das orange Stift-Symbol oder den Aktionsknopf etwas länger aus, damit sich das Menü öffnet.

  4. 4.

    Wählen Sie aus dem erscheinenden Menü die Aktion Bearbeiten aus.

  5. 5.

    Die Datei wird jetzt zum Download auf das lokale Gerät starten.

  6. 6.

    Die App wechselt in Auf dem Schreibtisch zu der dazugehörigen Ablage.

  7. 7.

    Die Titelzeile des Dokuments zeigt jetzt das orange Bearbeiten-Symbol.

  8. 8.

    Die Datei wird jetzt mit der dazugehörigen Anwendung zur Bearbeitung geöffnet.

  9. 9.

    Speichern Sie die Datei, nachdem Sie die Anwendung geschlossen haben.

  10. 10.

    Lesen Sie die weiteren nachfolgend beschriebenen Möglichkeiten für die Dateibearbeitung.

  11. Die App erzeugt im Windows Dateisystem unter Dokumente eine Ordnerstruktur unter dem Namen Amagno. Dort werden die Dateien in einem Unterordner mit dem Namen der Ablage zu Bearbeitung temporär gespeichert und mit der Anwendung dazu geöffnet.

Datei auf Schreibtisch importieren

Es können Dateien direkt auf den Schreibtisch einer Ablage importiert werden, um diese in der App zu sichern und erstmal vor einer Veröffentlichung zu bearbeiten.

  1. 1.

    Wählen Sie in der Themenleiste Ich aus.

  2. 2.

    Wählen Sie in der erscheinenden Liste der Ablagen die gewünschte Ablage aus.

  3. 3.

    Wählen Sie in der Auswahl Auf dem Schreibtisch aus.

  4. 4.

    Wählen Sie den Aktionsknopf aus und wählen Sie in den erscheinenden Schnellaktionen das grüne Plus Symbol oder den Aktionsknopf etwas länger aus.

  5. 5.

    Wählen Sie aus dem erscheinenden Menü die Aktion Importieren aus. Alternativ können Sie per Drag & Drop oder via Finger eine Datei außerhalb der App in die Dokumentliste der Ansicht Auf dem Schreibtisch ziehen. Weitere Importbeschreibungen finden Sie im Kapitel Dokumente importieren.

  6. 6.

    Wählen Sie im erscheinenden Import Dialog oben Dateien ablegen oder durchsuchen aus.

  7. 7.

    Wählen Sie im anschließenden Dateiauswahldialog vom lokalen Speicherort die bearbeitete Datei aus.

  8. 8.

    Bestätigen Sie die Übertragung der Datei im Import Dialog über das grüne Haken Symbol.

  9. 9.

    Bestätigen Sie die Fortschrittsanzeige des Import Dialogs nach der Dateiübertragung durch das grüne Haken Symbol.

  10. 10.

    Aktualisieren Sie die Ansicht Auf dem Schreibtisch.

Ist eine Datei direkt auf dem Schreibtisch importiert worden, muss die Bearbeitung beendet (veröffentlicht) werden, um die erste Version dieser Datei verarbeitet wird, z.B. in der Magnetisierung, Vorschau, Suche und Darstellung in den Dokumentlisten.