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Aufgaben bearbeiten

Inhaltsverzeichnis
  1. Aufgaben einer Ablage öffnen
  2. Aufgaben aller Ablagen öffnen
  3. Aufgabe bearbeiten
  4. Gestempeltes Dokument exportieren

Aufgaben sind Bestandteile digitaler Geschäftsprozesse. Auf Basis von konfigurierten Magneten in Kombination mit digitalen Stempeln zeigt die App einem Benutzer Aufgaben an, die er mit Dokumenten zu bearbeiten hat.

Die Vorbereitung der Magnete und Stempel muss vom Administrator einer Ablage durchgeführt werden. Typischerweise sind dies für ein Unternehmen angepasste Prozesse.

Im integrierten Solution Store befinden sich vorbereitete Standardprozesse, die sich direkt in der App installieren lassen.

Workflows, die Aufgaben für Anwender erzeugen, müssen aktuell im Client für Windows administriert werden.

Aufgaben einer Ablage öffnen

  1. 1.

    Wählen Sie in der Themenleiste Ich aus.

  2. 2.

    Wählen Sie aus der erscheinenden Liste der Ablagen die gewünschte Ablage aus.

  3. 3.

    Wählen Sie in der Themenleiste Aufgaben aus.

  4. 4.

    Wählen Sie in der erscheinenden Liste eine der angezeigten Aufgaben aus.

  5. 5.

    Wählen Sie eine der erscheinenden Dokumente aus, um die Aufgabe zu bearbeiten.

  6. 6.

    Bearbeiten Sie die Aufgabe.

Aufgaben aller Ablagen öffnen

Neben der Auswahl einer konkreten Ablage, um hier eine Aufgaben zu bearbeiten, lassen sich alle Ablagen mit allen Aufgaben anzeigen.

  1. 1.

    Wählen Sie in der Themenleiste Ich aus.

  2. 2.

    Wählen Sie in der Themenleiste Aufgaben aus.

  3. 3.

    Wählen Sie aus der erscheinenden Liste der Ablagen die gewünschte Ablage aus. Hinter dem Ablagenamen wird die Menge der Dokumente der Aufgaben dieser Ablage angezeigt.

  4. 4.

    Wählen Sie in der erscheinenden Liste eine der angezeigten Aufgaben aus.

  5. 5.

    Wählen Sie eine der erscheinenden Dokumente aus, um die Aufgabe zu bearbeiten.

  6. 6.

    Bearbeiten Sie die Aufgabe.

Aufgabe bearbeiten

Nach Auswahl eines Dokuments aus den Aufgaben einer Ablage wird typischerweise ein Stempel und/oder eine Anmerkung aufgebracht.

Anmerkung aufbringen

Anmerkungen können Texte, Farbmarkierungen, Grafiken und auch Handschriften sein.

Das Aufbringen von Anmerkungen ist im Kapitel Dokumente anmerken nachzulesen.

Stempelprozess verstehen

Die App nutzt typischerweise Stempel für Entscheidungen oder die Bestätigung von Aufgaben.

Stempel bestehen, je nach Konfiguration, aus optischen Stempeln sowie dem Ändern oder Aufbringen von Merkmalen und deren Werte.

Ein optischer Stempel beschreibt einen Stempel, mit dem eine grafische Darstellung der Entscheidung auf das Dokument aufgebracht wird. Dies zeigt sich durch eine Vorschau der Stempelgrafik in der Stempelauswahl.

Mit oder ohne Optik des Stempels werden typischerweise auch gleichzeitig Merkmale und deren Werte auf das Dokument angebracht oder bestehende Werte geändert.

Sollte eine Anmerkung oder ein Stempel versehentlich falsch aufgebracht worden sein, kann dies über die Wiederherstellung einer vorherigen Version über die klassischen Client für Windows erreicht werden.

Die App unterstützt derzeit keine Anzeige von Stempeln in der Stempelauswahl, in denen Daten erfasst oder bearbeitet werden. Nutzen Sie dafür den klassischen Client für Windows.

  1. 1.

    Nach Auswahl eines Dokuments aus den Aufgaben erscheint die Ganzseitenvorschau.

  2. 2.

    An der Position des Aktionsknopf unten rechts erscheint ein Dialog mit der Stempelauswahl.

  3. 3.

    Wählen Sie ggf. die Vorschauseite aus (siehe Kapitel Ganzseitenvorschau), wo der gewünschte Stempel platziert werden soll.

  4. 4.

    Die Stempelauswahl zeigt eine optische Vorschau von aufbringbaren digitalen Stempeln, ggf. mit Platzhaltern für Informationen, die beim Aufbringen des Stempels automatisch ersetzt werden.

  5. 5.

    Wählen Sie unten links im Dialog das Listen-Symbol, um eine einfache Liste der Stempel zu betrachten. Durch die Auswahl des erscheinenden Vorschau-Symbols wechseln Sie wieder auf die Vorschau zurück.

    Um das aktuelle Dokument zu überspringen und zum nächsten Dokument zu gelangen, wähle unten rechts das Symbol der Seite mit dem integrierten X.

  6. 6.

    Das Aufbringen eines Stempels wird nachfolgend beschrieben.

Schnelles Aufbringen eines Stempels

Das schnelle Aufbringen eines Stempels ist sehr effektiv für die Abarbeitungsgeschwindigkeit der Aufgaben. Bei Anwendung sind folgende Aspekte zu beachten:

  • Die Platzierung der Stempelgrafik eines optischen Stempels wird ignoriert. Es wird wahlweise die Standardposition des Stempels auf der Vorschau genutzt oder eine vorherige manuelle Platzierung.
  • Die Möglichkeit, die Stempelgrafik eines optischen Stempels in seiner Größe nach dem Aufbringen zu verändern, entfällt.

Klicken oder berühren Sie einen optischen Stempel in der Stempelauswahl doppelt, um diesen Stempel an einer Standardposition anzubringen und direkt das nächste Dokument zu öffnen.

Normales Aufbringen eines Stempels

Das normale Aufbringen eines Stempels bietet mehr Möglichkeiten, als das schnelle Aufbringen.

  • Die Platzierung der Stempelgrafik eines optischen Stempels wird beibehalten. Alternativ wird die Standardposition des Stempels auf der Vorschau genutzt.
  • Es besteht die Möglichkeit, die Stempelgrafik eines optischen Stempels in seiner Größe nach dem Aufbringen zu verändern.
  1. 1.

    Klicken oder berühren Sie einen optischen Stempel in der Stempelauswahl.

  2. 2.

    Der optische Stempel wird an einer Standardposition in einem blauen Markierungsrahmen angezeigt oder an einer Position, wo der Stempel vorher schon einmal aufgesetzt wurde.

  3. 3.

    Halten Sie einen Finger oder den Mauszeiger innerhalb des Markierungsrahmens gedrückt, um den Stempel auf der Vorschauseite an einer anderen Stelle zu platzieren. Dabei darf der Markierungsrahmen an keiner Seite die Vorschauseite übertreten. Lassen Sie anschließend Maustaste oder Finger los.

  4. 4.

    Halten Sie einen Finger den Mauszeiger auf dem blauen Kreis des Markierungsrahmens gedrückt, um die Größe der Stempelvorschau zu verändern. Dabei darf der Markierungsrahmen an keiner Seite die Vorschauseite übertreten. Lassen Sie anschließend Maustaste oder Finger los.

  5. 5.

    Wählen Sie die rote Mülltonne aus, um den Stempel zu entfernen. Anschließend wird die Stempelauswahl erneut angezeigt.

  6. 6.

    Bestätigen Sie den Stempel mit dem grünen Hacken Symbol. Alternativ können Sie direkt weitere Stempel aufbringen.

    Wenn weitere Stempel zur Verfügung stehen, erscheint erneut die Stempelauswahl dieser Liste.

  7. 7.

    Wählen Sie das Symbol der Seite mit dem roten X, um dieses Dokument nicht weiter zu stempeln und das nächste Dokument aufzurufen.

Gestempeltes Dokument exportieren

Nutzen Sie die Funktion Dokument teilen, um das Dokument als PDF-Vorschau mit Anmerkungen mit externen Personen zu teilen.