Amagno App

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Dokumente suchen

Inhaltsverzeichnis
  1. Suche starten
  2. Suchergebnis auswerten

Das schnelle Suchen von Dokumenten nach beliebigen Begriffen innerhalb von Sekunden in Millionen von Dateien, gehört zu den wichtigsten Kernfunktionen von Amagno.

Die Suche in der App sucht in allen Daten zu einem Dokument. Dazu zählen:

  • Meta-Daten von Dokumenten, z.B. Autor eines Office Dokuments
  • Individuelle Merkmale aus den Dokumenttypen und Merkmalsets
  • Volltext zahlreicher Dateiarten, wie Office Dateien, PDF oder gescannte Dokumente

Suche starten

In einer Ablage suchen

  1. 1.

    Wählen Sie in der Themenleiste Ich aus.

  2. 2.

    Wählen Sie die gewünschte Ablage aus, in der Sie suchen möchten.

  3. 3.

    Wählen Sie in der Themenleiste Suche aus.

  4. 4.

    Tragen Sie in das erscheinende Eingabefeld die zu suchende Begriffe ein und bestätigen Sie den Suchstart mit der Eingabetaste.

  5. 5.

    Anschließend kann das Suchergebnis ausgewertet werden.

In allen Ablagen suchen

Diese Form der Suche wird auch als globale Suche bezeichnet.

  1. 1.

    Wählen Sie in der Themenleiste Ich aus.

  2. 2.

    Wählen Sie in der Themenleiste Suche aus.

  3. 3.

    Tragen Sie in das erscheinende Eingabefeld die zu suchende Begriffe ein und bestätigen Sie den Suchstart mit der Eingabetaste. Alternativ können Sie eine der unter dem Sucheingabefeld angezeigten Suchverschläge (gespeicherte Suchen, Suchabfragen, etc) auswählen.

  4. 4.

    Anschließend kann das Suchergebnis ausgewertet werden.

Tipps für Sucheingabe

In das Eingabefeld können mehrere Suchbegriffe eingeben werden. Als Ergebnis liefert die App alle Dokumente, in denen sich diese Suchbegriffe getrennt voneinander befinden. Hier ist nicht relevant, ob diese nebeneinander stehen.

Um direkt nebeneinander stehende Suchbegriffe zu finden, setzt man diese Begriffe in Anführungszeichen, z.B. "Hans Zimmer".

Ist das Ende des Suchbegriffs variabel, kann der Rest eines Suchbegriffs mit einem * Sternchen markiert werden, z.B. Baum*. Dies würde dann alle Wortvariationen finden, die mit Baum beginnt, z.B. Baumhaus oder Baumstamm.

Um konkrete Zeichen im Suchbegriff variabel zu halten, lassen sich die betreffenden Zeichen durch ein ? Fragezeichen ersetzen, z.B. 26??1. Dies würde alle Zahlen zurück liefern, die 5-stellig sind und mit 26 beginnen und mit einer 1 enden.

Die hier aufgeführten Varianten sind nicht miteinander kombinierbar.

Die App verwendet eine leistungsfähige Suchengine im Hintergrund, die für die Performance besondere Verhaltensweisen erzeugt, welche zu unerwarteten Suchergebnissen führen kann. Für eine schnelle Suche wird eine Wortstammreduzierung (Stemming) genutzt. Das bedeutet, dass Wörter intern verkürzt werden. So ignoriert die App im Hintergrund automatisch Endungen, wie en oder ing. Des Weiteren trennt die Suchengine die Begriffe auf Basis von Sonderzeichen, so dass die Suche auf Basis von Datumsangaben oder besondere Zeichenkombinationen von technischen Nummern nicht in der Form als Suchergebnis liefert, wie gewünscht.

Suchvorschläge nutzen

Im Dialog zur Eingabe von Suchbegriffen erscheinen auch Listen als Suchvorschläge.

Letzte einfache Suchen

Nach der Anmeldung an der App werden ausgeführte Suchen zur nochmaligen Anwendung angeboten.

Die Liste Letzte einfache Suchen zeigt dazu gesuchten Begriffe an. Die Zahl neben den Begriffen zeigt die Menge der letzten Treffer an. Unter den Suchbegriffen pro Eintrag wird angezeigt, ob die Suche zuletzt als globale Suche oder in einer Ablage (mit Ablagenamen) durchgeführt wird.

  1. 1.

    Wählen  Sie eine der vorherigen Suchen durch einen Doppelklick oder eine doppelte Berührung aus, um diese ohne Änderung nochmal auszuführen.

  2. 2.

    Alternativ können Sie eine der vorherigen Suchen durch einen Klick oder eine Berührung auswählen, um die betreffenden Suchbegriffe in das obere Eingabefeld zu übertragen. 

  3. 3.

    Passen Sie die Suchbegriffe an und starten Sie die Suche erneut über die Eingabetaste.

  4. 4.

    Anschließend kann das Suchergebnis ausgewertet werden.

Gespeicherte Suchen

Die App bietet in der globalen Suche drei vordefinierte Suchen zur Ausführung an:

  1. 1.

    Wählen Sie eine der Standardsuchen durch einen Klick oder eine Berührung aus.

Gespeicherte Suchabfragen

Bei der Suche in einer Ablage werden ggf. auch gespeicherte Suchabfragen angezeigt.

Gespeicherte Suchen werden derzeit noch im Client für Windows verwaltet.

Generelle Suchabfragen werden für alle Benutzer allgemein zur Verfügung gestellt und mit einem orangen Symbol in der Liste dargestellt.

Persönliche Suchanfragen gelten nur für den angemeldeten Benutzer und werden mit einem grünen Symbol in der Liste dargestellt.

Suche via Hotkey auslösen

In der Windows App lässt sich aus vielen Anwendungen heraus eine Suche direkt für die App starten.

Dies ist ein sehr schneller und kostengünstiger Weg, aus vielen Anwendungen heraus, direkt Belege oder Dokumente in der App zu finden und direkt zur Anzeige zu bringen.

Die Hotkey Suche erfordert eine Installation der Windows App auf einem aktuellen Windows Betriebssystem – und die App muss gestartet sein.

  1. 1.

    Starten Sie die Windows App und melden Sie sich an.

  2. 2.

    Starten Sie eine beliebige Anwendung in Windows.

  3. 3.

    Markieren Sie in der Anwendung die zu suchenden Begriffe.

  4. 4.

    Drücken Sie gleichzeitig die Tasten STRG/CTRL + ALT + A.

  5. 5.

    Die App sollte in den Vordergrund starten und die Suche mit den vorher markierten Begriffen auslösen.

Die Möglichkeit der Hotkey Suche wird durch die Anwendung beeinflusst, aus der heraus die Tastenkombination aufgerufen wird. Beispielsweise, wenn die Tastenbelegung bereits durch eine andere Anwendung oder der Anwendung selbst blockiert oder überschrieben wurde. Auch die Übernahme des Textes aus der aufrufenden Anwendung kann durch diese blockiert sein oder Rechte auf dem Betriebssystem verhindern dies.

Suche via Teilen auslösen

Auf modernen mobilen Betriebssystemen erlaubt der Teilen Dialog die Übergabe von Text an eine andere Anwendung.

Wird reiner Text über das Teilen an die App übermittelt, löst die App analog der Hotkey Suche eine Suche nach diesem Text aus.

  1. 1.

    Wählen Sie eine Anwendung, aus welcher Sie eine Suche in der App auslösen möchten.

  2. 2.

    Prüfen Sie, ob man Texte aus der Anwendung heraus teilen kann.

  3. 3.

    Markieren Sie in einem Text den gewünschten Suchbegriff.

  4. 4.

    Starten Sie den Teilen-Dialog.

  5. 5.

    Wird der standardmäßige Teilen-Dialog von iOS/iPadOS verwendet, erscheint im oberen Bereich der zu suchende Begriff (der vorher markiert wurde).

  6. 6.

    Darunter erscheinen Anwendungen, um den Text dorthin zu übergeben. Wählen Sie die dort angezeigte Amagno.App aus.

    Wenn Sie in der Amagno.App noch nicht angemeldet gewesen sind, werden Sie zur Eingabe von Benutzernamen und Kennwort aufgefordert. Aktivieren Sie im Login-Dialog das Speichern der Anmeldedaten, damit dieser Vorgang beim nächsten Suchvorgang entfällt. Bestätigen Sie anschließend die Angaben zum Start der App. Es ist möglich, dass die Suche nach der manuellen Anmeldung nicht sofort ausgelöst wird und Sie den Vorgang erneut über den Teilen-Dialog starten müssen.

  7. 7.

    Die App wird geöffnet und das Suchergebnis angezeigt.

  8. Nicht jede Anwendung erlaubt einen Teilen Dialog oder das Markieren von Text. Teilweise werden auch eigene Teilen Dialoge angeboten. Darauf haben wir keinen Einfluss.

  9. Wird die Amagno.App im standardmäßigen Teilen-Dialog des iOS/iPadOS nicht angezeigt, kann diese manuell ausgewählt werden. Wählen Sie dazu ganz rechts in der Zeile der Apps den Eintrag Mehr und dort die Amagno.App aus.

Suchergebnis auswerten

Die Auswertung der Suchergebnisse ist abhängig von der Trefferanzahl:

  • Findet die Suche mehrere Dokumente, erscheint eine Liste dieser Dokumente.
  • Findet die Suche nur ein einiges Dokument, wird dieses direkt zur Anzeige in der Ganzseitenvorschau gebracht.
  • Ist ein Suchtreffer in der Vorschau vorhanden, wechselt die App automatisch auf die Seite des ersten Treffers.

Fundstellenanzeige

Durch Anklicken oder Berühren eines Dokuments aus der Dateiliste eines Suchergebnisses wird die Ganzseitenvorschau angezeigt.

Die App versucht in den Vorschauseiten die gefundenen Suchbegriffe farbig hervorzuheben. Jeder Suchbegriff wir in der Vorschau und in der Fundstellenanzeige mit einer pro Suchbegriff abweichenden Farbe angezeigt.

Die farbige Hervorhebung von Suchbegriffen in der Vorschau oder in der Fundstellenanzeige ist nicht immer gegeben, da die Begriffe durch die Wortstammreduzierung (Stemming) der Suche abweichend gefunden werden können.

Kann die App die Fundstellen anbieten, also in Merkmalen oder im Text, erscheint automatisch in der Ganzseitenvorschau direkt eine Liste der Fundstellen.

Die Fundstellenliste zeigt wahlweise gefundene Merkmale oder eine Liste mit Seitennummern und einem Textauszug der Fundstelle.

Fundstellenanzeige benutzen

  1. 1.

    Wählen Sie in der Fundstellenanzeige eine der Seitennummern aus, um auf die betreffende Vorschauseite zu wechseln.

Fundstellenanzeige beenden

  1. 1.

    Wählen Sie in der Fundstellenanzeige unten rechts das X, um diese zu schließen.

  2. 2.

    Anschließend steht der reguläre Aktionsknopf mit allen Möglichkeiten des Dokuments zur Verfügung.

  3. 3.

    Um in die Fundstellen dieses Dokuments zurückzukehren, wählen Sie den Aktionsknopf und darin das Symbol für die Fundstellenanzeige. Alternativ können Sie bei länger gedrücktem Aktionsknopf im Dialog die Ansicht Fundstellen auswählen.

Suchen, Kopieren und Teilen aus Vorschau auslösen

In der Vorschau einer Seite lassen sich Begriffe markieren und über die erscheinenden Schnellaktionen weiter verwenden. So können Sie: