Ordner und Magnete dienen zur Strukturierung von Dokumenten in einer Ablage. Dokumente werden dabei nicht „in einem Ordner“ abgelegt, sondern sind in der Ablage abgelegt. Ordner dienen dabei als Hilfsmittel für eine Strukturierung der Ablage. Das Löschen eines Ordners löscht somit nicht automatisch die Dokumente.
Im Gegensatz zu einem klassischen Dateisystem kann ein Dokument mehreren Ordnern fest zugewiesen werden. Diese Funktion wird als Verankern bezeichnet. Ein Dokument kann an mehreren Ordnern verankert sein.
Ordner lassen sich um Regeln ergänzen. Durch eine Regel wandelt sich ein Ordner zu einem Magneten. Magneten ziehen auf Basis von Regeln spezifische Dokumente an oder lassen diese wieder los. Die Regeln werten den Textinhalt und/oder auch Merkmale aus.
Stempel ermöglichen das Aufbringen und Verändern von Merkmalen oder deren Werte und ermöglichen damit Geschäftsprozesse, die sich in den Aufgaben von Amagno darstellen.
Während Ordner und Magnete manuell verwaltet werden müssen, bietet Amagno durch die Dokumenttypen und die Merkmale automatische Strukturen an.
Ordner auswählen
Sie können sich einen Ordner mit allen darin enthaltenen Dokumenten anzeigen lassen
Diese Funktion erfordert das Recht Ordner und Magnete – Lesen. Rechte müssen Sie derzeit noch über den Amagno Client für Windows verwalten.
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1.
Wählen Sie im Themenmenü Ich in der Registerkarte Ablagen eine Ablage aus.
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2.
Wählen Sie im Themenmenü Home in der Registerkarte Dokumente den Eintrag Dokumente aus.
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3.
Wählen Sie eine Ordnerebene durch Auswählen der angezeigten Ordner aus.
Ordnerebene erhöhen
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1.
Wählen Sie in einer Ordnerliste den auf oberster Position einer Ordnerliste sichtbaren blauen Pfeil aus, um zur übergeordneten Ebene der Ordnerstruktur zu wechseln.
Ordner erstellen
Sie können beliebig viele Ordner zur Strukturierung einer Ablage erstellen.
Diese Funktion erfordert die Rechte Ordner und Magnete – Bearbeiten + Ordner und Magnete – Erstellen + Ordner und Magnete – Lesen.
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1.
Wählen Sie im Themenmenü Ich in der Registerkarte Ablagen eine Ablage aus.
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2.
Wählen Sie im Themenmenü Home in der Registerkarte Dokumente den Eintrag Dokumente aus.
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3.
Wählen Sie die Ordnerebene durch Auswählen der angezeigten Ordner aus, in dem der neue Ordner erzeugt werden soll.
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4.
Wählen Sie den Aktionsknopf für die Schnellaktionen oder das Menü aus.
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5.
Wählen Sie das + Symbol oder den Eintrag Neuer Ordner aus.
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6.
Geben Sie im erscheinenden Dialog den gewünschten Ordnernamen ein.
Der Ordnername sollte auf der Ebene noch nicht existieren und keine Sonderzeichen beinhalten, die in einem Windows Dateisystem oder anderen Systemen wie iOS, MacOS, Android etc. nicht verwendet werden dürfen.
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7.
Bestätigen Sie den Dialog unten mit dem grünen Häkchen.
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8.
Aktualisieren Sie die Liste der Ordner.
Ordner löschen
Nicht mehr benötigte Ordner können wieder gelöscht werden.
Diese Funktion erfordert das Recht Ordner und Magnete – Lesen + Ordner und Magnete – Löschen.
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1.
Wählen Sie im Themenmenü Ich in der Registerkarte Ablagen eine Ablage aus.
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2.
Wählen Sie im Themenmenü Home in der Registerkarte Dokumente den Eintrag Dokumente aus.
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3.
Wählen Sie die Ordnerebene durch Auswählen der angezeigten Ordner aus, in dem sich der zu löschende Ordner befindet.
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4.
Halten Sie den Aktionsknopf im betreffenden Ordner gedrückt, um das Menü zu öffnen.
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5.
Wählen Sie den Eintrag Ordner löschen.
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6.
Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage.
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7.
Aktualisieren Sie die Liste der Ordner.
Das Löschen eines Ordners löscht nicht die darin sichtbaren Dokumente, denn diese sind kein Speicherort, wie in einem Dateisystem. Für eine bessere Struktur sind Dokumente lediglich den Ordnern als feste Verknüpfung zugewiesen (Verankerung) oder werden dynamisch durch Regeln dort angezeigt (Ordner wurde mit Regeln zum Magneten gewandelt).
