Amagno.AI - Admin-Guide

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Autopilot testen

Inhaltsverzeichnis
  1. Funktionsweise verstehen
  2. Test-Beispiele
  3. Ergebnisse bewerten
  4. Nächste Schritte

Der Amagno.AI-Autopilot analysiert automatisch alle neu importierten Dokumente und erkennt dabei wichtige Basisdokumentdaten wie z. B. Dokumentenart, Absender, Empfänger und Dokumentdatum. Bei Rechnungen und Gutschriften werden darüber hinaus weitere Daten wie Beträge und Zahlungsinformationen erkannt. Dieser Prozess wird als Intelligent Document Processing (IDP) bezeichnet und läuft vollständig automatisiert im Hintergrund ab.

Im Gegensatz zu den beiden anderen Amagno.AI-Diensten Chat und Automate, bietet der Autopilot keine eigene Bedienoberfläche. Sie können den Autopilot nicht manuell starten, stoppen oder konfigurieren. Stattdessen wird er automatisch bei jedem Dokumentenimport ausgeführt, sofern die Amagno.AI-Dienste in der Ablage aktiviert sind. Das „Testen“ des Autopilot besteht daher darin, Dokumente in die Test-Ablage zu importieren und anschließend die Merkmale der Dokumente als Ergebnisse der automatischen Erkennung zu überprüfen und nachzuvollziehen.

Funktionsweise verstehen

Der Autopilot arbeitet in zwei aufeinander aufbauenden Stufen:

  • Stufe 1: Erkennung von Basisdokumentdaten
  • Stufe 2: Erkennung von Rechnungs- und Gutschriftsdaten

Stufe 1: Basisdokumentdaten

Bei jedem importierten Dokument mit Volltext erkennt der Autopilot automatisch die folgenden Basisdokumentdaten:

  • Dokumentart (z. B. „Vertrag“, „Rechnung“, „Lieferschein“)
  • Dokumentdatum (z. B. „12.12.2024″)
  • Dokumentenart (Code) als sprachlich übergreifender Code zur Identifikation der Dokumentenart (z. B. 380 für Rechnung)
  • Dokumentunterart (z. B. „Leasingvertrag“, „Versicherungsrechnung“)
  • Versender: Name (z. B. „Amagno GmbH“)
  • Empfänger: Name (z. B. „Sensus Messtechnik GmbH“)

Diese Basisdokumentdaten werden als Merkmale im standardmäßig vorhandenen Merkmalset Basisdokumentdaten am Dokument gespeichert und stehen anschließend für Magnete, Magnetisierung und die strukturierte Recherche zur Verfügung.

Wenn vorhanden, werden zusätzlich ggf. verschiedene Metadaten im Merkmalset Metadaten erfasst. Diese können in der Objektleiste im Abschnitt Dateiinformationen eingesehen werden.

Stufe 2: Rechnungs- und Gutschriftsdaten

Wenn der Autopilot in Stufe 1 ein Dokument als Rechnung (Code 380) oder Gutschrift (Code 381) identifiziert, wird automatisch eine erweiterte Analyse durchgeführt. Dabei werden zusätzliche Daten erkannt und in weiteren Merkmalsets gespeichert.

Mit dieser erweiterten Erkennung können nicht standardisierte Rechnungen erkannt und verarbeitet werden, die nicht im E-Rechnungsformat (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) vorliegen. Rechnungen im E-Rechnungsformat werden hingegen nie von Autopilot verarbeitet, da hier die bereits vorhandenen Rechnungsdaten am Dokument genutzt werden.

Zu den zusätzlichen Merkmalen gehören unter anderem:

  • Basisdokumentdaten (erweitert): Dokumentnummer, Referenz, Währungskennzeichen, Adressdaten von Versender und Empfänger
  • Belegpositionsdaten: Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit, Stückpreis, Netto- und Bruttosumme je Position
  • Belegzahlungsinformationen: IBAN, BIC, SWIFT und Kontoname des Versenders
  • Belegskontodaten: Skontotage, Skontosatz und Basisbetrag (sofern vorhanden)

Die gesamte Liste aller Merkmale der Stufe 2 von Autopilot finden Sie in den Merkmalsets E-Rechnung, E-Rechnung – Position und E-Rechnung – Zahlungsinformationen.

Wichtige Hinweise

  • Der Autopilot verarbeitet ausschließlich neu importierte Dokumente. Dokumente, die sich bereits vor der Aktivierung der Amagno.AI-Dienste in der Ablage befanden, werden nicht nachträglich analysiert.
  • Die Erkennung findet beim Import statt, noch vor der Magnetisierung. Die vom Autopilot erkannten Merkmale stehen somit für die Magnetisierung als Kriterien zur Verfügung.
  • Der Autopilot kann nicht manuell ausgelöst oder konfiguriert werden. Wenn Sie individuelle Erkennungsaufgaben benötigen, verwenden Sie dafür Automate.
  • Die vom Autopilot erkannten Merkmale werden mit blauem Icon dargestellt, um sie von anderen Merkmalen zu unterscheiden.
  • Die erkannten Werte können nachträglich bearbeitet werden. Sollte der Autopilot einen Wert nicht korrekt erkannt haben, können Sie diesen manuell korrigieren.

Test-Beispiele

Stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind, bevor Sie mit dem Testen beginnen:

Die Dokumente, die im Unterkapitel Test-Ablage erstellen importiert wurden, können für den Autopilot-Test nicht verwendet werden. Diese wurden vor der Aktivierung der Amagno.AI-Dienste importiert und können nicht nachträglich vom Autopilot analysiert werden.

Erkennung einer Rechnung prüfen

In diesem Abschnitt importieren Sie ein weiteres Rechnungsdokument in die Test-Ablage und überprüfen die vom Autopilot erkannten Daten.

Rechnung importieren

  1. Klicken Sie im Themenmenü auf das Icon Ablagen.
  2. Klicken Sie in der Themenleiste mit einem Doppelklick auf die Ablage Test-Ablage.
  3. Öffnen Sie im Datei-Explorer Ihres Systems den entpackten Ordner mit den heruntergeladenen Testdokumenten.
  4. Wählen Sie den Unterordner Rechnungen aus.
  5. Ziehen Sie ein weiteres Rechnungs-Dokument per Drag and Drop in die Test-Ablage in Amagno auf den Dokumenttyp Rechnung.
  6. Warten Sie, bis das Dokument verarbeitet wurde.
  7. Klicken Sie in der Strukturansicht auf den Eintrag Dokumente.

Falls das Dokument noch nicht angezeigt wird, befindet es sich noch in der Verarbeitung. Klicken Sie ggf. oberhalb der Inhaltsansicht auf das Icon Ansicht aktualisieren, bis das Dokument angezeigt wird.

Basisdokumentdaten prüfen

  1. Klicken Sie in der Inhaltsansicht auf das importierte Rechnungsdokument.
  2. Klicken Sie in der Objektleiste auf die Registerkarte Merkmale.
  3. Wählen Sie das Merkmalset Basisdokumentdaten aus. Es ist bereits ausgeklappt.

Prüfen Sie, ob die folgenden Merkmale korrekt erkannt wurden:

  • Dokumentart: Sollte z. B. „Rechnung“ anzeigen
  • Dokumentenart (Code): Sollte „380″ anzeigen
  • Versender: Name: Sollte den Firmennamen des Rechnungsstellers anzeigen
  • Empfänger: Name: Sollte den Firmennamen des Rechnungsempfängers anzeigen
  • Dokumentdatum: Sollte das Rechnungsdatum anzeigen

Rechnungsdaten prüfen

Da es sich um eine Rechnung handelt, hat der Autopilot zusätzlich die erweiterten Merkmalsets gefüllt. Prüfen Sie die folgenden Merkmalsets:

  1. Öffnen Sie das Merkmalset E-Rechnung und E-Rechnung – Zahlungsinformation. Dort sollten die Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers aufgeführt sein.
  2. Öffnen Sie das Merkmalset E-Rechnung – Position. Dort sollten die einzelnen Rechnungspositionen mit Bezeichnung, Menge, Einheit und Beträgen aufgeführt sein.

Erkennung einer Versandbestätigung prüfen

In diesem Abschnitt importieren Sie ein Versandbestätigungsdokument in die Test-Ablage und überprüfen die vom Autopilot erkannten Daten. Da es sich nicht um eine Rechnung oder Gutschrift handelt, sollte der Autopilot nur die Basisdokumentdaten erkennen.

Versandbestätigung importieren

  1. Wählen Sie im Datei-Explorer Ihres Systems den Unterordner Versandbestätigungen aus.
  2. Ziehen Sie eines der Versandbestätigungs-Dokumente per Drag and Drop in die Test-Ablage in Amagno auf den Dokumenttyp Versandbestätigung.
  3. Warten Sie, bis das Dokument verarbeitet wurde.
  4. Klicken Sie ggf. oberhalb der Inhaltsansicht auf das Icon Ansicht aktualisieren, bis das Dokument angezeigt wird.

Basisdokumentdaten prüfen

  1. Klicken Sie in der Inhaltsansicht auf das importierte Versandbestätigungsdokument.
  2. Klicken Sie in der Objektleiste auf die Registerkarte Merkmale.
  3. Öffnen Sie das Merkmalset Basisdokumentdaten.

Prüfen Sie, ob die Dokumentart, der Versender, der Empfänger und das Dokumentdatum korrekt erkannt wurden. Die erweiterten Merkmalsets (E-Rechnung, E-Rechnung – Position, E-Rechnung – Zahlungsinformation) sollten bei diesem Dokument nicht angezeigt werden, da es sich nicht um eine Rechnung oder Gutschrift handelt.

Ergebnisse bewerten

Beachten Sie bei der Bewertung der Ergebnisse folgende Punkte:

  • Die Erkennungsqualität hängt von der Qualität des Volltextes ab. Der Autopilot arbeitet auf Basis der durch die OCR erkannten Texte. Ist die OCR-Erkennung fehlerhaft (z. B. durch schlechte Scanqualität), kann dies die Ergebnisse des Autopilots beeinflussen.
  • Erkannte Werte können auf Basis des logischen Kontextes korrigiert und in korrigierter Form als Merkmale bereitgestellt werden. Die Ergebnisse des Autopilot können daher in bestimmten Fällen präziser sein als die reine OCR-Erkennung.
  • Nicht erkannte Merkmale werden nicht ausgeblendet, sondern leer angezeigt. So können Sie jederzeit erkennen, welche Daten der Autopilot nicht ermitteln konnte.
  • Sollten bestimmte Merkmale wiederholt nicht korrekt erkannt werden, kann dies auf eine unzureichende Dokumentenqualität oder auf ein untypisches Dokumentenlayout hinweisen.

Nächste Schritte

Nachdem Sie den Autopilot getestet haben, können Sie mit dem Testen der weiteren Amagno.AI-Dienste fortfahren: