Produktiven Einsatz planen

Der produktive Einsatz der Amagno.AI-Dienste unterscheidet sich grundlegend von der Testphase. Während Sie in der Testphase mit einer isolierten Ablage, wenigen Dokumenttypen und vorbereiteten Testdokumenten gearbeitet haben, treffen Sie als Amagno Bestandskunde im produktiven Einsatz auf bestehende Ablagestrukturen, etablierte Prozesse und individuelle Anforderungen. Die Übertragung der Testerfahrungen auf eine produktive Umgebung erfordert daher ein durchdachtes Konzept, das auf Ihre Branche, Ihre Dokumente und Ihre Arbeitsabläufe abgestimmt ist.

Dieses Kapitel zeigt Ihnen die wichtigsten Fragestellungen und Überlegungen, die Sie vor der produktiven Einrichtung berücksichtigen sollten.

Welche Dienste sollen genutzt werden?

Bei der Aktivierung der Amagno.AI-Dienste sind standardmäßig immer alle drei Dienste in einer Ablage verfügbar. Es ist nicht möglich, einzelne Dienste gezielt ein- oder auszuschalten, jedoch können sie über die Rechte und Konfigurationsmöglichkeiten eingeschränkt werden:

• Chat: Ist sofort nach der Aktivierung nutzbar und erfordert keine Konfiguration. Der Chat verbraucht Token bei jeder Nutzung durch die Benutzer. Wenn der Chat in einer Ablage voraussichtlich nicht genutzt wird, hat dies keinen negativen Einfluss, da Token nur bei aktiver Nutzung verbraucht werden. Beachten Sie jedoch, dass bei der Aktivierung eine initiale AI-Indexierung aller vorhandenen Dokumente durchgeführt wird, die auch dann Token verbraucht, wenn der Chat anschließend nicht genutzt wird.
• Autopilot: Läuft automatisch bei jedem Dokumentenimport und erfordert/ermöglicht keine Konfiguration. Die vom Autopilot erkannten Basisdokumentdaten stehen allen Benutzern zur Verfügung. Der Autopilot kann nicht deaktiviert werden, solange die Amagno.AI-Dienste aktiv sind.
• Automate: Wird erst aktiv, wenn Prompts an Dokumenttypen, Merkmalsets oder Merkmalen konfiguriert werden. Ohne konfigurierte Prompts hat Automate keinen Einfluss auf den Verarbeitungsprozess. Sie können Automate daher gezielt nur für bestimmte Dokumenttypen und Merkmale einsetzen und den Umfang schrittweise erweitern.

Überlegen Sie vor der Aktivierung, welche Dienste Sie in der jeweiligen Ablage tatsächlich nutzen möchten. Insbesondere bei Automate sollten Sie vorab klären, für welche Dokumenttypen und Merkmale sich der Einsatz lohnt, da die Prompt-Entwicklung und Qualitätssicherung wichtige Schritte für einen erfolgreichen Einsatz darstellen.

Welche Ablagen eignen sich?

Nicht jede Ablage profitiert gleichermaßen von den Amagno.AI-Diensten. Bei der Auswahl sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Dokumentenvielfalt: Ablagen mit vielen verschiedenen Dokumenttypen (z. B. Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Korrespondenz) bieten das größte Potenzial für Automate, da der manuelle Aufwand für die klassische Magnetisierung und ggf. Nachbearbeitung der Merkmale hier deutlich reduziert werden kann.
• Dokumentenvolumen: In Ablagen mit hohem Importvolumen ist der Nutzen der Automatisierung besonders groß. Gleichzeitig steigt mit dem Volumen auch der Token-Verbrauch. Beides sollte bei der Planung berücksichtigt werden.
• Bestehende Inhalte: Enthält eine Ablage bereits viele Dokumente, wird bei der Aktivierung der Amagno.AI-Dienste eine initiale AI-Indexierung aller vorhandenen Dokumente für den Chat durchgeführt. Dieser Vorgang verbraucht Token und kann je nach Größe einer Ablage eine längere Zeit in Anspruch nehmen. Sie erhalten vor der Aktivierung eine Schätzung des zu erwartenden Token-Verbrauchs. Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles Token-Kontingent für die Initialindexierung ausreicht, bevor Sie die Dienste aktivieren.
• Nutzung des Chats: Der Chat ist in jeder Ablage mit aktivierten Amagno.AI-Diensten verfügbar. Überlegen Sie, in welchen Ablagen der Chat für die Benutzer einen Mehrwert bietet und in welchen Ablagen er voraussichtlich nicht genutzt wird.

Welche Ziele sollen erreicht werden?

Definieren Sie vor der Einrichtung konkret, welche Aufgaben die Amagno.AI-Dienste in der jeweiligen Ablage übernehmen sollen. Typische Einsatzziele sind:

• Automatische Dokumenttyp-Erkennung: Dokumente sollen anhand ihres Inhalts automatisch dem richtigen Dokumenttyp zugeordnet werde, ohne dass manuell angelernte Magnetisierungsprofile vorhanden sind.
• Automatische Merkmalsextraktion: Bestimmte Merkmalwerte (z. B. Rechnungsnummer, Kundennummer, Vertragslaufzeit) sollen automatisch aus den Dokumenten ausgelesen, ggf. transformiert und in die Merkmale geschrieben werden.
• Reduzierung des Magnetisierungsaufwands: Der manuelle Aufwand in der Magnetisierung soll durch Automate verringert oder in bestimmten Bereichen vollständig ersetzt werden.
• Chat-basierte Recherche: Benutzer sollen über den Chat spezifische Fragen an die Dokumente der Ablage stellen können, um Informationen schneller zu finden.

Je konkreter die Ziele definiert sind, desto gezielter kann die produktive Konfiguration darauf ausgerichtet werden. Vermeiden Sie es, Amagno.AI ohne klare Zielsetzung in einer Ablage zu aktivieren.

Welche bestehenden Prozesse sind betroffen?

In produktiven Ablagen sind häufig bereits umfangreiche Konfigurationen vorhanden, die beim Einsatz von Automate berücksichtigt werden müssen:

• Magnetisierungsprofile: Automate greift in den bestehenden Verarbeitungsprozess ein. Dokumenttyp-Prompts wirken als Fallback, wenn die klassische Magnetisierung keinen Dokumenttyp zuordnen konnte. Merkmal-Prompts füllen Merkmale, die nach der Magnetisierung leer geblieben sind. Prüfen Sie, an welchen Stellen Sie die klassische Magnetisierung mit Automate sinnvoll ergänzen können und ob bestehende Magnetisierungsprofile dafür angepasst werden müssen. Grundsätzlich ist es auch möglich, die gesamte klassische Magnetisierung vollständig durch Automate zu ersetzen.
• SQL-Autovervollständigung: Wenn in einer Ablage die SQL-Autovervollständigung für Merkmale konfiguriert ist, kann Automate diese aktuell nicht auslösen. In solchen Fällen ist eine vollständige Automatisierung durch Automate allein nicht erreichbar. Prüfen Sie, ob und welche Merkmale auf die SQL-Autovervollständigung angewiesen sind.
• Referenzen und Magnetregeln: Bestehende Referenzbegriffe und Magnetregeln bleiben nach der Aktivierung von Automate weiterhin aktiv. Das Zusammenspiel zwischen klassischer Magnetisierung und Automate sollte sorgfältig geplant werden, um unerwünschte Wechselwirkungen zu vermeiden.
• Geteilte Merkmale: Merkmale, die in mehreren Dokumenttypen verwendet werden, erhalten einen gemeinsamen Prompt. Prüfen Sie, ob der Prompt für alle betroffenen Dokumenttypen geeignet ist oder ob dokumenttypspezifische Formulierungen erforderlich sind.

Schrittweise vorgehen

Für den produktiven Einsatz empfehlen wir ein schrittweises Vorgehen:

1. Mit einer einzelnen Ablage beginnen: Aktivieren Sie die Amagno.AI-Dienste zunächst in einer einzigen produktiven Ablage und beobachten Sie die Ergebnisse über einen Zeitraum von mehreren Tagen, bevor Sie weitere Ablagen aktivieren.
2. Erst den Chat und Autopilot nutzen: Chat und Autopilot funktionieren ohne zusätzliche Konfiguration und liefern einen sofortigen Mehrwert. Beginnen Sie mit diesen Diensten und sammeln Sie erste Erfahrungen, bevor Sie Automate-Prompts konfigurieren.
3. Automate schrittweise einführen: Beginnen Sie mit wenigen Dokumenttypen und Merkmalen, bei denen der größte Nutzen zu erwarten ist. Erweitern Sie die Konfiguration erst, wenn die ersten Prompts stabile Ergebnisse liefern.
4. Ergebnisse regelmäßig prüfen: Insbesondere in den ersten Wochen nach der Aktivierung sollten die Ergebnisse von Autopilot und Automate regelmäßig stichprobenartig geprüft werden.

Unterstützung durch das Amagno-Consulting

Die produktive Einrichtung der Amagno.AI-Dienste ist eine individuelle Aufgabe, die von der Struktur Ihrer Ablagen, Ihren Dokumenttypen und Ihren Arbeitsabläufen abhängt. Das Amagno-Consulting unterstützt Sie gerne bei der Planung und Umsetzung. Dazu gehören unter anderem:

• Analyse Ihrer bestehenden Ablagenstrukturen und Prozesse
• Erarbeitung eines Konzepts für den Einsatz der Amagno.AI-Dienste
• Entwicklung und Optimierung von Automate-Prompts für Ihre spezifischen Dokumenttypen
• Begleitung bei der Einführung und Schulung der Benutzer

Weitere Informationen zum Consulting-Angebot erhalten Sie über Ihren Amagno-Ansprechpartner oder über den Amagno Service-Desk.