Die Aktivierung der Amagno.AI-Dienste in einer produktiven Ablage hat unterschiedliche Auswirkungen auf bestehende Prozesse. Nicht alle Dienste greifen gleichermaßen in etablierte Abläufe ein:
- Chat: Der Chat hat keinen Einfluss auf bestehende Prozesse. Er verändert weder Dokumente noch Merkmale, Dokumenttypen oder die Magnetisierung. Der Chat ist ein reines Recherchewerkzeug, das Dokumente ausschließlich liest und auf Basis der Inhalte Antworten generiert. Die einzige Auswirkung auf die Ablage ist die initiale AI-Indexierung, die bei der Aktivierung der Amagno.AI-Dienste einmalig durchgeführt wird. Dabei werden alle vorhandenen Dokumente für den Chat indexiert, was Token verbraucht, aber keine Änderungen an den Dokumenten oder deren Merkmalen vornimmt.
- Autopilot: Der Autopilot schreibt bei jedem neu importierten Dokument automatisch Werte in die Merkmalsets Basisdokumentdaten und ggf. E-Rechnung, E-Rechnung – Position und E-Rechnung – Zahlungsinformation. Da diese Merkmalsets standardmäßig in jeder Ablage vorhanden sind und nicht zur individuellen Ablage-Struktur gehören, entstehen in der Regel keine Konflikte mit bestehenden Prozessen. Beachten Sie jedoch: Wenn Sie in Ihren Magnetisierungsprofilen oder Workflows auf die Basisdokumentdaten-Merkmale zugreifen (z. B. als Magnetisierungskriterium), stehen diese Werte nach der Aktivierung automatisch zur Verfügung und können das Verhalten der Magnetisierung beeinflussen.
- Automate: Automate ist der einzige Dienst, der direkt in bestehende Verarbeitungsprozesse eingreift, sofern Prompts konfiguriert werden. Die Auswirkungen auf bestehende Prozesse hängen davon ab, welche Prompts und Ausführungsarten konfiguriert werden und wie die bestehende Magnetisierung aufgebaut ist. Dieser Dienst erfordert daher die sorgfältigste Planung.
Die folgenden Abschnitte beschreiben die wichtigsten Aspekte, die Sie bei der Einbindung von Automate in bestehende Prozesse berücksichtigen sollten.
Automate im Verarbeitungsprozess
Die Ausführung von Automate ist Teil des Import-Verarbeitungsprozesses. Die verschiedenen Bestandteile von Automate werden dabei allerdings zu unterschiedlichen Zeitpunkten des Prozesses ausgeführt. Wann ein Prompt ausgeführt wird, hängt davon ab, wo er hinterlegt ist und welche Ausführungsart konfiguriert ist.
- Inhaltsanalyse-Prompts laufen vor der klassischen Magnetisierung und werden für alle neuen Dokumente der Ablage ausgeführt, unabhängig vom Dokumenttyp. Wenn Sie Merkmale mit der Ausführungsart „Inhaltsanalyse“ konfigurieren, werden diese Merkmale bei jedem importierten Dokument befüllt. Prüfen Sie, ob dies mit Ihren bestehenden Abläufen vereinbar ist, da diese Prompts auch bei Dokumenttypen greifen, für die sie möglicherweise nicht vorgesehen sind.
- Dokumenttyp-Prompts wirken als Fallback. Automate ordnet einem Dokument nur dann einen Dokumenttyp anhand des Dokumenttyp-Prompts zu, wenn die klassische Magnetisierung keinen Dokumenttyp zuordnen konnte. Bestehende Magnetisierungsprofile haben also Vorrang. Wenn Ihre Magnetisierungsprofile bereits zuverlässig arbeiten, verändert ein Dokumenttyp-Prompt deren Verhalten nicht.
- Magnetisierungs-Prompts füllen Lücken. Prompts mit der Ausführungsart „Magnetisierung“ befüllen nur Merkmale, die nach der klassischen Magnetisierung leer geblieben sind. Bereits vorhandene Werte werden nicht überschrieben. Wenn ein Merkmal bereits durch eine Referenz oder die SQL-Autovervollständigung befüllt wird, hat der Automate-Prompt auf dieses Merkmal keinen Einfluss.
Grundsätzlich gilt: Automate füllt immer nur die Lücken, die der klassische Mechanismus offen lässt. Je nachdem, welche Ausführungsart Sie wählen und an welchen Stellen Ihre bestehende Magnetisierung bereits greift, verändert sich der Einfluss von Automate auf den Verarbeitungsprozess.
Zusammenspiel mit Magnetisierungsprofilen
Das Zusammenspiel zwischen Automate und bestehenden Magnetisierungsprofilen erfordert eine bewusste Entscheidung, wie beide Mechanismen zusammenwirken sollen. Grundsätzlich gibt es drei Szenarien:
Szenario 1: Automate ergänzt die klassische Magnetisierung
Die bestehenden Magnetisierungsprofile bleiben unverändert. Automate übernimmt ausschließlich Aufgaben, die die klassische Magnetisierung nicht abdeckt, z. B.:
- Dokumenttyp-Zuweisung für Dokumente, die von keinem Magnetisierungsprofil erfasst werden
- Befüllung von Merkmalen, die nicht über Referenzen oder SQL-Autovervollständigung befüllt werden können
Dieses Szenario eignet sich, wenn die bestehende Magnetisierung zuverlässig funktioniert und nur punktuell ergänzt oder um neue Dokumenttypen/Merkmale erweitert werden soll.
Szenario 2: Automate ersetzt Teile der klassischen Magnetisierung
Bestimmte Magnetisierungsprofile oder Referenzen werden deaktiviert und durch Automate-Prompts ersetzt. Die übrige Magnetisierung bleibt bestehen.
Dieses Szenario eignet sich, wenn einzelne Bereiche der Magnetisierung aufwändig zu pflegen sind (z. B. Referenzbegriffe, die regelmäßig aktualisiert werden müssen) und Automate diese Aufgabe zuverlässiger übernehmen kann.
Szenario 3: Automate ersetzt die klassische Magnetisierung vollständig
Alle Magnetisierungsprofile und Referenzen werden deaktiviert. Automate übernimmt die gesamte Dokumenttyp-Zuweisung und Merkmalsextraktion.
Dieses Szenario ist grundsätzlich möglich, erfordert jedoch eine umfassende Prompt-Konfiguration und sorgfältige Qualitätssicherung. Beachten Sie, dass Automate die SQL-Autovervollständigung nicht auslösen kann. Wenn Merkmale auf die SQL-Autovervollständigung angewiesen sind, ist eine vollständige Ablösung der klassischen Magnetisierung nicht ohne Weiteres möglich.
Einschränkungen beachten
Bei der Einbindung von Automate in bestehende Prozesse sollten Sie folgende Einschränkungen berücksichtigen:
- SQL-Autovervollständigung: Automate kann die SQL-Autovervollständigung nicht auslösen. Merkmale, die auf die SQL-Autovervollständigung angewiesen sind, können durch Automate nicht vollständig automatisiert werden. Prüfen Sie, welche Merkmale in Ihrer Ablage die SQL-Autovervollständigung nutzen, bevor Sie die Magnetisierung durch Automate ersetzen.
- Geteilte Merkmale: Merkmale, die in mehreren Dokumenttypen verwendet werden, erhalten einen gemeinsamen Prompt. Dieser Prompt muss für alle betroffenen Dokumenttypen geeignet sein. Wenn ein Merkmal in verschiedenen Dokumenttypen unterschiedlich interpretiert werden soll, kann dies zu Konflikten führen. Prüfen Sie, ob geteilte Merkmale in Ihrer Ablage vorhanden sind und ob ein gemeinsamer Prompt für alle Dokumenttypen geeignet ist.
- Bestehende Dokumente: Automate verarbeitet ausschließlich neu importierte Dokumente. Dokumente, die sich bereits in der Ablage befinden, werden nicht nachträglich von Automate analysiert. Wenn Sie bestehende Dokumente mit Automate verarbeiten möchten, müssen diese erneut importiert werden.