Nun können Sie eine Test-Ablage mit einer einfachen Ablage-Struktur erstellen und erste Testdokumente importieren.
Test-Ablage hinzufügen
Gehen Sie zum Hinzufügen der Test-Ablage folgendermaßen vor:
- Klicken Sie im Themenmenü auf das Icon Ablagen.
- Klicken Sie in der Themenleiste mit einem Doppelklick auf den Eintrag Ablage erstellen.
- Tragen Sie im Dialogfenster als Namen Test-Ablage ein.
- Bestätigen Sie die Änderung mit einem Klick auf den Button Eingabe bestätigen.
- Warten Sie bis die Ablage hinzugefügt wurde.
Die Test-Ablage ist nun vorhanden und die Amagno.AI-Dienste sind noch nicht aktiviert.
Ablage-Struktur erstellen
Bevor Sie die Amagno.AI-Dienste aktivieren, sollten Sie erst eine grundlegende Ablagen-Struktur erstellen. Dafür finden Sie nachfolgend eine kompakte Anleitung zur Erstellung einer Dokumenttypkategorie Kunde mit den zwei Dokumenttypen Versandbestätigung und Rechnung und den Merkmalsets Kunden und Rechnungsdaten mit den dazugehörigen Merkmalen.
Dokumenttypkategorie hinzufügen
- Klicken Sie in der Strukturansicht mit einem Doppelklick auf den Eintrag Dokumenttypen. Nun werden die Dokumenttypkategorien ausgeklappt.
- Klicken Sie in der Objektleiste auf den Button Neu > Dokumenttypkategorie. Es öffnet sich das Dialogfenster zum Hinzufügen einer neuen Dokumenttypkategorie.
- Geben Sie als Namen für die neue Dokumenttypkategorie Kunde ein.
- Bestätigen Sie die Änderung mit einem Klick auf den Button Eingabe bestätigen.
Die neue Dokumenttypkategorie ist nun erstellt.
Dokumenttyp hinzufügen
- Klicken Sie in der Strukturansicht auf die Dokumenttypkategorie Kunde.
- Klicken Sie in der Objektleiste auf den Button Neu > Dokumenttyp. Es öffnet sich das Dialogfenster zum Hinzufügen eines neuen Dokumenttypen.
- Geben Sie als Namen für den neuen Dokumenttypen Versandbestätigung ein.
- Bestätigen Sie die Änderung mit einem Klick auf den Button Eingabe bestätigen.
- Wiederholen Sie diese Schritte zum Hinzufügen des Dokumenttypen Rechnung.
Die beiden Dokumenttypen sind nun hinzugefügt.
Merkmalsets hinzufügen
- Klicken Sie in der Strukturansicht mit einem Doppelklick auf den Eintrag Merkmale. Nun werden die Merkmalsets ausgeklappt.
- Klicken Sie in der Objektleiste auf den Button Neu > Merkmalset. Es öffnet sich das Dialogfenster zum Hinzufügen eines neuen Merkmalsets.
- Geben Sie als Namen für das neue Merkmalset Kunden ein.
- Bestätigen Sie die Änderung mit einem Klick auf den Button Eingabe bestätigen.
- Wiederholen Sie diese Schritte zum Hinzufügen des Merkmalsets Rechnungsdaten.
Die beiden Merkmalsets sind nun hinzugefügt.
Merkmale hinzufügen
- Klicken Sie in der Strukturansicht unter Merkmale auf das neu erstellte Merkmalset Kunden.
- Klicken Sie in der Objektleiste auf den Button Neu > Textmerkmal. Es öffnet sich das Dialogfenster zum Hinzufügen eines neuen Merkmals.
- Geben Sie für das neue Merkmal als Namen Kundenname ein.
- Bestätigen Sie die Änderung mit einem Klick auf den Button Eingabe bestätigen.
- Klicken Sie in der Objektleiste auf den Button Neu > Zahlenmerkmal. Es öffnet sich das Dialogfenster zum Hinzufügen eines neuen Merkmals.
- Geben Sie für das neue Merkmal als Namen Kundennummer ein.
- Bestätigen Sie die Änderung mit einem Klick auf den Button Eingabe bestätigen.
- Wiederholen Sie diese Schritte für das Merkmalset Rechnungsdaten zum Hinzufügen der Merkmale Rechnungsnummer (Textmerkmal), Rechnungsdatum (Datumsmerkmal), Bruttosumme (Zählermerkmal) und Nettosumme (Zählermerkmal).
Die jeweiligen Merkmale sind nun zu den beiden Merkmalsets hinzugefügt.
Merkmalsets mit Dokumenttypen verknüpfen
Damit die einzelnen Merkmale an den entsprechenden Dokumenttypen angezeigt werden und nutzbar sind, müssen die Merkmalsets mit den Dokumenttypen verknüpft werden:
- Klicken Sie in der Strukturansicht mit einem Doppelklick auf den Eintrag Dokumenttypen. Nun werden die Dokumenttypkategorien ausgeklappt.
- Klicken Sie in der Strukturansicht mit einem Doppelklick auf die Dokumenttypkategorie Kunde. Nun werden die Dokumenttypen ausgeklappt.
- Klicken Sie in der Strukturansicht mit einem Doppelklick auf den Eintrag Merkmale. Nun werden die Merkmalsets ausgeklappt.
- Ziehen Sie das Merkmalset Kunden per Drag and Drop auf den Dokumenttypen Rechnung.
- Ziehen Sie das Merkmalset Rechnungsdaten per Drag and Drop auf den Dokumenttypen Rechnung.
- Ziehen Sie das Merkmalset Kunden per Drag and Drop auf den Dokumenttypen Versandbestätigung.
Die Merkmalsets sind nun mit den Dokumenttypen verknüpft und werden in der Strukturansicht untergeordnet an den Dokumenttypen angezeigt. Damit ist die Erstellung der Ablagen-Struktur abgeschlossen.
Testdokumente importieren
Nun können Sie ein Testdokument pro Dokumenttyp in die Ablage importieren. Falls Sie den Ordner mit mehreren Testdokumenten (Angebote, Bestellungen, Rechnungen und Versandbestätigungen) noch nicht heruntergeladen haben, können Sie dies jetzt tun.
Gehen Sie zum Importieren der Testdokumente folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie den Datei-Explorer Ihres Systems und entpacken Sie den Zip-Ordner mit den Testdokumenten.
- Öffnen Sie den entpackten Ordner mit den heruntergeladenen Testdokumenten.
- Wählen Sie den Unterordner Rechnungen aus.
- Ziehen Sie eines der Rechnungs-Dokumente per Drag and Drop in die Test-Ablage in Amagno auf den Dokumenttyp Rechnung.
- Bestätigen Sie im Dialogfenster den Import des Dokuments mit dem Button Mit Werten importieren.
- Wählen Sie im Datei-Explorer Ihres Systems den Unterordner Versandbestätigungen aus.
- Ziehen Sie eines der Versandbestätigungs-Dokumente per Drag and Drop in die Test-Ablage in Amagno auf den Dokumenttyp Versandbestätigung.
- Bestätigen Sie im Dialogfenster den Import des Dokuments mit dem Button Mit Werten importieren.
- Warten Sie bis die Dokumente in Amagno verarbeitet wurden.
- Klicken Sie in der Strukturansicht auf den Eintrag Dokumente.
Ihnen wird nun die Übersicht aller Dokumente mit der importierten Rechnung und der Versandbestätigung angezeigt.