Bevor Sie die Amagno.AI-Dienste in einer produktiven Ablage aktivieren, sollten Sie festlegen, welche Benutzergruppen welche Rechte erhalten und wer für die laufende Pflege und Qualitätssicherung verantwortlich ist. Dieses Kapitel unterstützt Sie bei diesen organisatorischen Überlegungen.
Eine technische Übersicht aller verfügbaren Rechte für die Amagno.AI-Dienste finden Sie im Kapitel Rechte.
Rechte gezielt vergeben
Die Nutzbarkeit der Amagno.AI-Dienste für eine Ablage kann über zwei Rechte gesteuert werden: das Recht AI Automate Prompts verwalten (Ablagen-Recht) und das Recht Chat (Dokumenten-Recht). Überlegen Sie vor der Aktivierung, welche Benutzergruppen diese Rechte erhalten sollen:
AI Automate Prompts verwalten
Dieses Recht steuert, ob eine Benutzergruppe die Registerkarte AI Automate an Dokumenttypen sehen und Prompts bearbeiten kann. Beachten Sie bei der Vergabe folgende Punkte:
- Prompts beeinflussen direkt die automatische Klassifizierung und Merkmalsextraktion. Fehlerhafte oder ungeeignete Prompts können dazu führen, dass Dokumente falsch zugeordnet oder Merkmalwerte fehlerhaft befüllt werden. Beschränken Sie dieses Recht daher auf Benutzer, die mit der Funktionsweise von Automate und den Anforderungen der jeweiligen Ablage vertraut sind.
- In der Testphase hatten Sie dieses Recht selbst als Administrator. Für den produktiven Einsatz sollten Sie klären, ob weitere Benutzer dieses Recht benötigen und ob eine zentrale oder dezentrale Verwaltung der Prompts sinnvoller ist.
Chat
Dieses Recht steuert, ob eine Benutzergruppe den AI Chat nutzen darf. Beachten Sie bei der Vergabe folgende Punkte:
- Der Chat verbraucht bei jeder Nutzung Token. Wenn Sie den Token-Verbrauch kontrollieren möchten, können Sie den Chat-Zugang auf bestimmte Benutzergruppen beschränken.
- Der Chat berücksichtigt das bestehende Lese-Recht auf Dokumentenebene. Dokumente, für die ein Benutzer kein Lese-Recht besitzt, werden auch im Chat nicht berücksichtigt. Sie müssen daher keine zusätzlichen Maßnahmen ergreifen, um vertrauliche Dokumente vom Chat auszuschließen.
Zuständigkeiten festlegen
Neben der Vergabe von Rechten sollten Sie klären, wer im laufenden Betrieb für die folgenden Aufgaben verantwortlich ist:
- Qualitätssicherung: Wer prüft regelmäßig, ob die Ergebnisse von Autopilot und Automate den Erwartungen entsprechen? Insbesondere in den ersten Wochen nach der Aktivierung sollte eine regelmäßige Stichprobenkontrolle stattfinden.
- Prompt-Verwaltung: Wer erstellt und pflegt die Automate-Prompts? Wer entscheidet, ob neue Prompts hinzugefügt oder bestehende Prompts geändert werden? Insbesondere bei Ablagen mit vielen Dokumenttypen empfiehlt es sich, eine verantwortliche Person oder ein kleines Team zu benennen, das die Prompts zentral verwaltet.
- Token-Überwachung: Wer behält den Token-Verbrauch im Blick und entscheidet bei Bedarf über Maßnahmen zur Optimierung? Weitere Informationen zum Token-Verbrauch finden Sie im Kapitel Tokenverbrauch verwalten.
- Ansprechpartner für Benutzer: Wer ist Ansprechpartner, wenn Benutzer bestimmte Fragen zur Nutzung des Chats haben oder fehlerhafte Ergebnisse von Autopilot oder Automate melden?
Die Zuständigkeiten müssen nicht zwingend auf verschiedene Personen verteilt werden. In kleineren Organisationen kann eine einzelne Person alle Aufgaben übernehmen. Wichtig ist, dass die Zuständigkeiten klar definiert und den betroffenen Benutzern bekannt sind.